Integração de ERPs TOTVS e Sankhya com CRM e WhatsApp: Guia Prático para Indústrias no Ceará
Da negociação ao pedido aprovado: como conectar TOTVS, Omie, Sankhya e ERPs legados ao atendimento, reduzindo redigitação e dando visibilidade à operação comercial.
Time GROP2B · 11 min de leitura
Seu vendedor fecha uma negociação pelo WhatsApp. O comprador confirma os itens, mas o pedido ainda passa por uma planilha, uma conferência de estoque e outra digitação no ERP. Enquanto isso, o cliente espera e a equipe interna tenta reunir as informações para executar a venda.
Integrar ERP, CRM e WhatsApp encurta o caminho entre a negociação e a operação. Os dados comerciais chegam ao sistema de gestão de forma estruturada, o ERP valida o pedido e o atendimento acompanha o resultado. Em vez de procurar respostas em várias telas, o vendedor passa a trabalhar com informações conectadas.
Para sua indústria ou distribuidora no Ceará, o ponto de partida é a estrutura que já existe. TOTVS, Omie ou Sankhya continuam sustentando a gestão; a integração conecta essa base à rotina de quem vende e de quem compra.
Onde o pedido perde velocidade
Exemplo ilustrativo: uma distribuidora recebe um pedido de reposição de um cliente recorrente. O vendedor combina as quantidades pelo WhatsApp e encaminha os dados à equipe interna. No cadastro do pedido, aparecem três problemas: a unidade de venda está diferente, o desconto exige aprovação e um dos itens não tem saldo disponível.
A negociação volta para o vendedor. Ele consulta o comprador novamente, ajusta a proposta e reenvia as informações. O trabalho que parecia concluído começa outra vez.
Com um fluxo integrado, unidade, preço e disponibilidade podem ser consultados durante a negociação. As exceções seguem para aprovação com os dados do pedido, e o vendedor acompanha o retorno. O ganho está em resolver as pendências no momento certo, sem fazer cada departamento reconstruir a venda.
O que integrar primeiro entre ERP e CRM
Defina qual sistema mantém cada informação. Se o ERP controla preços e estoque, o CRM consulta essa base para apoiar a negociação. Assim, sua equipe trabalha com uma referência comum, em vez de administrar tabelas paralelas.
| Informação | Papel do ERP | Papel do CRM e da integração |
|---|---|---|
| Cliente | Manter o cadastro fiscal e financeiro | Relacionar contato, empresa e histórico comercial |
| Produtos | Controlar código, unidade, variações e situação cadastral | Levar os itens corretos à negociação |
| Preços e condições | Aplicar tabelas e regras comerciais | Consultar condições e encaminhar exceções para aprovação |
| Estoque | Controlar saldo, disponibilidade e reservas | Mostrar a disponibilidade consultada e quando ela foi atualizada |
| Pedido | Validar e registrar a operação | Enviar os dados e receber o número e a situação do pedido |
| Faturamento e entrega | Registrar os eventos operacionais | Levar as atualizações relevantes ao atendimento e ao comprador |
Comece pelo conjunto de dados que destrava o fluxo prioritário. Se o maior problema é montar propostas, cadastros e consultas vêm primeiro. Se a redigitação acontece depois do fechamento, o envio do pedido e o retorno do ERP ganham prioridade.
Operação desconectada versus integrada
| Etapa | Quando os sistemas estão desconectados | Com um fluxo integrado |
|---|---|---|
| Preparar a proposta | Consulta manual a cadastros e tabelas | Consulta às informações comerciais autorizadas |
| Conferir saldo | Perguntas ao estoque ou busca em outra tela | Consulta ao ERP com indicação da atualização |
| Registrar o pedido | Redigitação de itens e condições | Envio estruturado com validação e retorno do ERP |
| Resolver pendências | Mensagens dispersas entre departamentos | Pendência vinculada ao pedido e encaminhada ao responsável |
| Informar o comprador | Cliente precisa cobrar uma atualização | Atendimento recebe o status para comunicar o próximo passo |
Como ERP, CRM e WhatsApp conversam
O fluxo reúne cinco etapas:
- WhatsApp: o comprador conversa com a equipe e informa o que precisa.
- CRM: a negociação reúne cliente, itens, quantidades e condições comerciais.
- Integração: os dados são conferidos e convertidos para o formato utilizado pelo ERP.
- ERP: o pedido passa pelas regras da empresa e retorna com uma identificação ou uma pendência.
- Atendimento: o CRM registra o resultado e a equipe atualiza o comprador.
Para manter esse ciclo confiável, cada pedido precisa de uma referência única. Se a conexão cair depois do registro no ERP, essa referência permite consultar o resultado antes de tentar novamente. O vendedor acompanha a mesma operação, sem transformar uma falha de conexão em um pedido duplicado.
Integração com TOTVS, Omie e Sankhya: por onde começar
TOTVS: identifique a linha e o fluxo de pedidos
Usa Protheus? Comece identificando a versão, os módulos e os serviços de integração disponíveis. A MATA410 é a rotina de pedidos de venda, e a documentação da TOTVS apresenta cenários de execução automática. O acesso a essa rotina precisa ser definido pela equipe técnica conforme a configuração da sua operação.
No Datasul, a TOTVS documenta uma API pública para implantação de pedidos de venda. Para utilizá-la, confira os campos exigidos e teste o registro e o retorno de pedidos no ambiente da empresa.
Na conversa com seu responsável pelo ERP, leve o fluxo comercial que precisa conectar. Isso ajuda a identificar o caminho de integração adequado ao produto que você utiliza.
Omie: conecte cadastros, produtos e pedidos
O portal do desenvolvedor Omie reúne APIs para cadastros, produtos e pedidos, com chamadas em JSON ou SOAP. Também oferece documentação de webhooks, usados para notificar eventos entre sistemas.
Para sua operação, a escolha é prática: quais informações precisam ser consultadas durante a venda e quais atualizações devem chegar ao CRM depois do pedido? Essa definição orienta os serviços que serão utilizados na integração.
Sankhya: alinhe consulta, disponibilidade e reserva
A Sankhya disponibiliza um guia de integração e documentação para consultas de estoque. O projeto começa com os serviços necessários ao seu fluxo, as permissões de acesso e as regras comerciais configuradas no ERP.
Durante uma cotação, a consulta mostra a disponibilidade naquele momento. Já a reserva compromete a mercadoria conforme as regras da empresa. Ao conectar o atendimento, defina em qual etapa o produto será reservado e como o vendedor receberá essa confirmação. Isso é especialmente importante quando várias pessoas negociam os mesmos itens.
Do atendimento ao pedido: um fluxo que fecha o ciclo
1. Identificar o cliente e suas condições
Relacione o contato do WhatsApp ao cadastro correto da empresa compradora. O vendedor deve encontrar o histórico comercial e as condições que está autorizado a oferecer, sem depender de uma nova consulta interna a cada atendimento.
Mantenha os detalhes financeiros nos sistemas e perfis de acesso adequados. Para o comprador, comunique as condições da negociação e o próximo passo do pedido.
2. Montar e conferir os itens
Confira código, unidade, quantidade e preço antes do envio. Consulte a disponibilidade e registre a reserva na etapa definida pela operação. Descontos e condições fora da política seguem para aprovação, com a pendência visível ao vendedor.
Assim, a equipe consegue distinguir uma proposta em negociação de um pedido pronto para processamento.
3. Enviar o pedido e acompanhar a validação
Com os dados completos, envie o pedido ao ERP e registre o número retornado. Se houver rejeição, mostre o motivo e encaminhe a correção ao responsável.
Uma oportunidade ganha no CRM pode iniciar esse processo. A partir daí, o atendimento acompanha etapas distintas: envio, aprovação e faturamento. Essa separação dá ao vendedor uma resposta clara quando o cliente pergunta pela compra.
4. Atualizar o comprador
Pedido aprovado, documento disponível e saída para entrega são momentos úteis para comunicar o andamento. Conecte esses registros ao atendimento para que a atualização acompanhe o que acontece na operação.
Quando o ERP oferece notificações de eventos, elas podem acionar o fluxo. Quando o acompanhamento depende de consultas, a integração pode buscar o status em intervalos definidos. No WhatsApp, configure os modelos de mensagem exigidos para contatos fora da janela de atendimento.
O que muda para indústrias e distribuidoras no Ceará
Se sua empresa atende clientes por representantes, equipe interna e pedidos recorrentes, a integração precisa acomodar esses caminhos. Um representante em visita e um vendedor no escritório devem encontrar as condições comerciais de que precisam, com acesso adequado à função de cada um.
Ao mapear uma operação em Fortaleza, no Eusébio ou em outro município do Ceará, examine três pontos:
- Rotina comercial: de onde chegam os pedidos, quem aprova exceções e como a equipe acompanha o resultado.
- Infraestrutura: onde o ERP está hospedado e como a integração terá acesso aos serviços, especialmente quando há servidor local.
- Regras fiscais e financeiras: quais validações o ERP aplica antes de aprovar e faturar uma venda.
Uma implementação de CRM com parceiro local ajuda a aproximar o desenho do fluxo da rotina das equipes. O objetivo é conectar o atendimento à operação existente, com responsabilidades claras entre comercial, gestão e suporte técnico.
Como implantar a integração em fases
Fase 1 · Mapear e consultar. Escolha um fluxo prioritário, relacione os cadastros e valide as consultas com quem atende os clientes. Defina quem resolve cada tipo de pendência.
Fase 2 · Testar pedidos. Confira inclusão, rejeição, desconto, indisponibilidade e reenvio em ambiente de testes. Valide tanto o registro no ERP quanto a informação que retorna ao vendedor.
Fase 3 · Colocar o fluxo em operação. Comece com uma equipe ou um tipo de pedido. Acompanhe os registros, ajuste o tratamento de exceções e amplie o uso depois de validar a rotina.
Fase 4 · Conectar comunicação e pós-venda. Acrescente as atualizações de pedido que ajudam o comprador e acompanhe o desempenho do processo.
Para avaliar o resultado, observe onde a redigitação continua, quais pendências se repetem e em que etapa a equipe perde visibilidade. Esses sinais mostram o próximo ajuste com mais clareza do que apenas contar quantos sistemas foram conectados.
Conecte sua venda à operação com a GROP2B
Sua empresa não precisa trocar toda a estrutura para melhorar o caminho entre o atendimento e o pedido. O primeiro passo é identificar onde a informação se perde e desenhar a conexão que resolve esse atrito.
Para conversar com o time da GROP2B, tenha em mãos:
- Nome do ERP, versão e módulos utilizados.
- CRM e solução de WhatsApp atuais.
- Contato do responsável técnico pelo ERP.
- Um exemplo de pedido sem dados sensíveis.
- Principais regras de preço, crédito, unidade e reserva.
- Volume aproximado de pedidos e etapa que mais exige redigitação.
Com esse panorama, a conversa parte do problema da sua operação e avança para o fluxo que precisa funcionar.
Conheça a frente de automação e integração de sistemas da GROP2B e fale com o time sobre sua empresa. Se você também quer centralizar o atendimento e acompanhar as negociações, conheça o CRM DataCrazy.
Para comparar caminhos de desenvolvimento, leia também: software sob medida versus SaaS.
Fontes e documentação
Perguntas frequentes
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